20 dicas de organização para o sucesso de sua empresa

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1. ORDEM NA MESA

Quantas vezes você já se viu perdido no meio da desorganização de sua mesa atulhada de documentos e papéis nem sempre necessários ou importantes? Se isto ocorrer com freqüência, é bem provável que você esteja precisando de uma reengenharia em seus métodos de trabalho. A desorganização é o caminho mais curto para a ineficiência profissional, e atalho seguro para o desperdício de tempo. Evite a bagunça generalizada, mantendo sua mesa sempre em ordem. Não coloque nenhum papel de lado, se você pode despacha-lo imediatamente. Livre-se de objetos e papéis inúteis. Se necessário, organize pastas devidamente identificadas por assunto. Afinal, se você não for capaz de organizar a sua mesa, como pretenderá manter adequada a organização da empresa como um todo?

2. UMA COISA POR VEZ

Querer fazer várias coisas ao mesmo tempo é correr o risco de fazer tudo mal feito. Prefira a concentração, focando e executando um trabalho por vez, do início ao fim. Saiba dar prioridade às coisas. A melhor maneira de executar tarefas com elevado grau de eficiência é concentrado esforços e dedicando atenção exclusiva a cada uma delas. Procure dedicar-se á solução de problemas com total concentração, analisando a fundo cada detalhe da situação, pesando e medindo as causas e efeitos de cada caso, para assim poder tomar a melhor decisão, no momento oportuno, e sem os sucessivos adiamentos que, em geral, acabam lhe custando muito caro.

3. ANOTE E NOTE O RESULTADO

O hábito de trabalhar com agenda dá resultados formidáveis. Experimente anotar tudo o que você precisa fazer ou cobrar de quem você escalou para fazer. Coloque no papel, diariamente, todas as suas tarefas e compromissos. Use canetas coloridas para grifar pendências. Para quem não está habituado, o início é sempre um pouco complicado, mas rapidamente você perceberá que trabalhar de forma organizada, otimizando o tempo disponível,fará seu trabalho render mais e melhor, aumentando a sua eficiência.

4. LIVRE-SE DO LIXO

Se você é daquelas pessoas acostumadas a guardar indefinidamente tudo o que lhe vem ás mãos, talvez esteja na hora de uma faxina geral tanto em sua mesa ou escritório, como em seus métodos de trabalho. Descarte objetos e papéis sem utilidade. Não tenha medo de desfazer-se de entulhos que só atrapalham o seu dia-a-dia. Adote uma, ou mais pastas para arquivar documentos realmente importantes, classificando por assuntos e/ou datas. E procure se desfazer, principalmente, de métodos antigos, concepções ultrapassadas e velhos conceitos. Cuidado! Ficar muito preso ás coisas do passado é um perigo.

5. É PRA JÁ

Uma das maiores causas da improdutividade nas empresas é a tendência de adiar tarefas e ações. Esse costume está presente em todas as empresas, em maior ou menor grau, gerando perda de tempo e de dinheiro. Toda atividade adiada para mais tarde (quando poderia ser realizada imediatamente), acaba provocando acúmulo de trabalho, mais problemas, desorganização e improdutividade. Mas atenção: é importante agir rápido, mas não com pressa. Atitudes impensadas ou precipitadas são tão prejudiciais quanto os adiamentos. O melhor a fazer é adotar um procedimento disciplinado, fazendo as coisas no momento oportuno e adequado, sem deixar para depois o que puder ser feito agora. Saiba estabelecer prioridades: primeiro o que for mais urgente, e na seqüência as tarefas de menor importância. Tenha por costume trabalhar de acordo com uma programação. Programe seu dia-a-dia. Procure adquirir o hábito de estabelecer e cumprir prazos. Assim você será mais eficiente e produtivo.

6. RESOLVENDO “ PEPINOS ”

As tarefas complicadas merecem atenção redobrada. Muitas vezes elas deixam de ser resolvidas em função do seu grau de complexidade, quando, na verdade deveriam ser solucionadas antes daquelas mais fáceis. O primeiro passo para resolver “pepinos” é reunir o maior número de informações possíveis e confiáveis. Tenha em mãos todos os detalhes do problema. Pesquise a fundo todos os fatos e circunstâncias. Assim você terá embasamento para uma tomada de decisão acertada. Às vezes é preciso dividir as tarefas complexas em tarefas menores para facilitar a sua resolução. Lembre-se que a melhor maneira de se comer um elefante é aos poucos. Portanto, não queira resolver grandes problemas de uma só vez. Vá por etapas. Mas não espere por uma inspiração para tomar a iniciativa. Comece imediatamente, pois ficar esperando o momento ideal pode aumentar o problema ou o que é pior, tornar a solução impossível.

7. O IDEAL É O POSSÍVEL

A melhor maneira de não fazer as coisas é querer a perfeição. Há pessoas que nunca realizam nada, por desejarem apenas o ideal. Nunca estão contentes com o possível, e por isso acabam ficando só na intenção. O ideal é o possível. O desejável é o que pode ser realizado. Nada é impossível, mas ficar apenas sonhando é o caminho certo para a frustração. Procure realizar as coisas que estão ao seu alcance sem perder de vista um grande sonho. O melhor equilíbrio para o sucesso é ter um é pé na realidade, outro nas nuvens. Assim, nunca se perde a vontade de ir além, mas também não se deixa de caminhar. Pense nisso e comece a agir agora mesmo.

8. DESCONFIE DA MEMÓRIA

A quantidade de informações que atualmente frequentam o nosso dia-a-dia, é algo impossível de medir. Estamos em contato com tudo e com todos, seja através da televisão, do telefone ou da Internet. Essa avalanche de informações, muita vezes, impede-nos de guardar na memória dados importantes para o nosso desempenho profissional. A solução é anotar. Escrever significa preservar a exatidão das informações. Manter as coisas anotadas, devidamente datadas e explicadas, reduz o risco de duvidas, conflitos e prejuízos no futuro. Procure adquirir o hábito de tomar nota das coisas importantes para o seu cotidiano. Novamente aqui, sugere-se a adoção de uma agenda, pois folhas avulsas, em geral, acabam perdendo-se e, com elas, as informações anotadas.

9. ESCREVA CLARAMENTE

Quando escrevemos algo, seja uma carta comercial ou um memorando, devemos tomar alguns cuidados para que a mensagem seja bem compreendida. Em primeiro lugar, é preciso ser claro. Escrever com clareza é a melhor garantia para um bom entendimento. Em segundo lugar, ser breve. Um texto curto e objetivo corre pouco risco de ir para a gaveta ou para o lixo sem ser lido. Evite parágrafos longos. Não economize pontos. Frases muito longas, cheias de vírgulas, tornam o texto cansativo e de difícil compreensão. Use uma linguagem simples e direta. Sem rodeios. Tenha sempre ao alcance um dicionário para não cometer erros de português. Palavras vagas, que não acrescentam nada ao objetivo do texto, não devem ser escritas. E tanto possível, evite palavras em inglês.

10. FALAR BEM É FÁCIL

Muitas pessoas sentem dificuldades de falar porque não têm ideia de como é fácil, simples prazeroso expressar-se em público ou em pequenas reuniões. Antes de tudo, faça um roteiro dos assuntos a serem tratados. Mas atenção: não escreva tudo o que vai ser dito, pois dessa forma você poderá acabar fazendo uma leitura, e isso é muito ruim. Anote apenas os tópicos, deixando os detalhes para falar de improviso, no momento toda explanação. Assim a sua fala será mais espontânea, natural e autêntica. Procure adquirir tranqüilidade quando estiver falando. Sinta-se a vontade, e fale devagar, pronunciando as palavras por inteiro, sem “comer” nenhuma sílaba. Um bom exercício para uma pronúncia correta é treinar a fala com um lápis atravessado na boca, entre língua e os dentes superiores. Não use palavras vulgares que possam representar algum desrespeito aos presentes. Outro vício que deve ser evitado é o excesso de gestos. É preferível falar mais e gesticular menos. Procure conduzir a palestra ou reunião com bom humor, mas evite o excesso de piadas.

11. BOAS IDÉIAS VALEM OURO

“As mentes são como os pára-quedas: só funcionam se estiverem abertas” (Ruth Noller). Mais do que nunca, é preciso botar a cabeça pra funcionar ás vezes até mais do que os próprios braços. Boas idéias valem ouro, e habitam as cabeças de todos nós. O que precisamos, é exercitar a criatividade. Todos os dias. Botar pra fora a nossa capacidade de criação.Encontrar novas soluções para novos e antigos problemas. Descobrir alternativas mais eficientes para as dificuldades e desafios do nosso dia-a-dia. Leia bastante e estimule a leitura entre seus funcionários. Observe experiências bem sucedidas em outras empresas. Desenvolva a curiosidade, buscando descobrir o porquê das coisas, suas causas e efeitos. Tenha o hábito de fazer perguntas. Troque idéias com pessoas mais experientes. Amplie seu círculo de amizades. Participe mais e mais das atividades sociais em sua comunidade. Seja sempre otimista. Sonhe alto. E nunca menospreze uma ideia qualquer, pois você poderá estar jogando fora uma grande oportunidade.

12. DA TEORIA Á AÇÃO

Mais vale uma ideia razoável colocada em prática, do que uma grande ideia mofando na sua gaveta.Criar, imaginar situações, projetar ações e fixar metas, tudo isso é muito bom. Mas melhor ainda, é fazer. Colocar em prática. Muitas pessoas tem ótimas idéias, mas faltas-lhe iniciativa. É preciso partir para a ação. Se você acredita no seu projeto, não tenha medo de agir. Mergulhe de cabeça e tenha fé que as coisas vão acontecer. Se você se entregar de corpo e alma no projeto que acredita, a tendência é de sucesso absoluto. Tudo o que é feito com gosto, dá certo. O que é feito com amor, dá mais certo ainda. Apoie-se no que há de mais forte em você. Esqueça eventuais deficiências (que todos temos) e concentre-se no que você sabe fazer mais do que ninguém. Aí está o segredo do seu sucesso. Não queira fazer tudo de uma vez só. Comece dando os primeiros passos. No caminho, você terá tempo de acertar o que não está funcionando a contento. O risco faz parte. Por isso, corra riscos, pois só assim você arriscará uma grande recompensa. Mantenha distância de quem, não tendo o que fazer, vive colocando defeitos nas coisas de quem faz. Tenha personalidade e idéias próprias, sabendo distinguir palpites furados de opiniões coerentes. Fuja da acomodação.Afaste-se do imobilismo. Seja sempre insatisfeito.Procure melhorar o que já está bom assim, alcançará a felicidade.

13. VALORIZE SEU LAZER

Vivemos num mundo cada vez mais complicado.Tenso e atribulado.Um mundo de muitos afazeres e poucos lazeres. No meio dessa rotina, você precisa encontrar um tempo para seu descanso. O físico e a mente precisam de oportunidades para refazer a energia consumida no dia-a-dia.Pessoas agitadas, tensas e nervosas, jamais serão capazes de produzir com eficiência. Seja em casa, na escola ou no trabalho, precisamos aprender a dar um tempo a nós mesmos. É bastante comum, atualmente, as pessoas venderem suas férias. Mal sabem o crime que estão cometendo com elas próprias. Precisamos relaxar, descansar, espairecer. Afinal, temos apenas uma única vida.e ela merece ser vivida em toda a sua intensidade.Trabalhando, sim. Mas também desfrutando os prazeres que ela nos proporciona, com toda certeza! Por falar nisso, que tal uma pescaria neste final de semana?

14. PERSISTIR, UMA VIRTUDE

O imediatismo é irmão gêmeo do fracasso. Uma caminhada interrompida ao primeiro obstáculo demonstra, tão somente, que o andarilho jamais chegará a lugar algum. Pois é fraco, medíocre e covarde. A persistência é uma virtude de poucos, mas poucos são os que alcançam o sucesso. E vencem porque acreditam, e vão em frente, corrigindo rumos refazendo estratégias, consertando erros e não desistindo jamais. Tudo na vida, para ser bem sucedido, precisa de um tempo. Nada cai do céu. Tudo é fruto do trabalho, da fé, da dedicação e da persistência. Parar no meio do caminho é pior do que nunca começar. Desistir de um objetivo é desperdiçar energia, jogar fora a esperança, desacreditar do sonho, perder a confiança em você mesmo. Nunca perca de vista o seu sonho. Jamais abandone seus idéias. Enfrente as dificuldades com coragem, ousadia e perseverança. Quem se deixa abater diante de qualquer obstáculo é porque nunca experimentou o sabor da vitória especialmente aquelas mais sofridas.

15. SAIBA MAIS

A dinâmica do mundo atual é tão frenética, que a ninguém é dado o direito de se achar sabedor de todas as coisas. Quem pensa dominar por completo determinado assunto, se surpreende no dia seguinte com alguém ainda mais conhecedor da matéria. Essa é a vida moderna, onde ninguém está acima de ninguém. Por isso a necessidade de buscarmos, continuamente, o aperfeiçoamento de nossos conhecimentos e habilidades. Livros, cursos, palestras e treinamentos são absolutamente indispensáveis para quem almeja o sucesso profissional. É cada vez mais atual aquele velho ditado: “quanto mais eu sei, mas sei que nada sei”. Há um mundo de novidades girando em nossa volta. Nossos concorrentes estão cada vez mais arrojados, eficientes e criativos. E nós, o que estamos fazendo para enfrentar essa realidade? É preciso descruzar os barcos. Ir á luta. Encarar o desafio. Superar as dificuldades. Usar a cabeça. Estabelecer um diferencial em relação aos demais e ser mais eficiente. Pois essa é a lei da selva, o jogo da vida, e a regra do mercado, em que só os mais fortes sobreviverão.

16. TENTE OUTRA VEZ

Não tenha medo de errar. Um erro nada mais do que uma nova oportunidade para se acertar. Errou, tente novamente. Corrija as falhas. Refaça os cálculos. Revise os métodos. E busque o certo com mais eficiência. O mundo em que vivemos não admite mais pessoas excessivamente passivas, que ficam esperando as coisas acontecerem. A felicidade precisa ser conquistada, dia após minuto, por quem tem a coragem de arriscar. Tenha o hábito de não se furtar a participar de tudo o que acontece em sua volta. Seja para dar uma opinião, prestar um esclarecimento, ou tomar um decisão. Quem prefere ficar sempre alheio a tudo e a todos, não assume responsabilidades mas também jamais será reconhecido não assume responsabilidades mas também jamais será reconhecido ou valorizado. Desça do muro e comece a escalar os degraus do sucesso.

17. FAÇA TUDO COM PAIXÃO

O desânimo, a preguiça, a indiferença e a apatia são alicerces ideais para a construção de uma triste obra: o palácio dos fracassados. Uma obra vitoriosa, bela e agradável, só pode ser erguida com garra e entusiasmo. Não podemos apenas gostar do que fazemos. Precisamos ser apaixonados. Fazer tudo com fé. Otimismo e amor. Só assim seremos capazes de triunfar nesse mundo cada vez mais competitivo em que vivemos. Cuidado para não se deixar contaminar pelo pessimismo dos derrotistas. Prefira a companhia de pessoas que irradiam entusiasmo, confiança, sinceridade e alegria. E tenha total segurança que, se você fizer tudo com paixão, vencerá todos os obstáculos e será muito feliz.

18. SABER OUVIR

Há situações e ocasiões em que precisamos dançar conforme a música. Num mercado cada vez mais competitivo e exigente, é o cliente quem dá o tom. Precisamos fazer de tudo para atender as expectativas e necessidades de quem compra nossos serviços ou produtos. Ouvir o que o cliente tem a dizer. Atentar para as criticas e sugestões. Isso vale também para o relacionamento com funcionário, amigos e familiares. Saber dar ouvidos aos outros é sinal de sabedoria demonstra que você não se considera único dono da verdade, mas que também reconhece as opiniões e as crenças dos demais. Não bastasse isso, falando demais corre-se mais riscos de dizer coisas que não correspondam com a verdade.

19. ARRUME AS MALAS

Esteja preparado e disposto para mudanças. O mundo é uma bola, e está em permanente mutação. Os conceitos mudam, a realidade hoje não é a mesma de ontem, e o amanhã será ainda mais diferente. Tenha consciência disso e eduque seu comportamento com base na necessidade de se adaptar às mudanças da vida. Quem insiste em não aceitar o novo, o moderno, e o atual, prende-se nas coisas do passado e lá permanece. Não evolui, não progride e quase sempre vive criticando e invejando o sucesso de quem faz as coisas acontecerem de forma inovadora. Buscar novas fontes de informações é uma boa dica para quem não quer ficar parado na estação, enquanto o bonde da historia avança sobre os trilhos do progresso.

20. SEJA COMPANHEIRO(A)

Nenhum caminho é longo demais quando um amigo nos acompanha. Praticar o companheirismo só ajuda-nos a ter sucesso na vida. Procure ser aquele companheiro verdadeiro, que incentiva, ampara, encoraja, ajuda e orienta. Um parceiro sempre presente, indicando a melhor direção a ser seguida, tanto na época das vacas gordas como nos momentos mais difíceis. Quase sempre, um empurrãozinho ajuda muito. Um incentivo aqui, uma ajuda ali, e o medo desaparece, dando lugar à confiança e à iniciativa. Procure treinar para transmitir sempre otimismo, segurança e coragem a quem almeja o sucesso. E comemore o sucesso conquistado. Toda vitória merece ser comemorada com garra e entusiasmo. A vibração valoriza a conquista, realça o mérito e encoraja o vencedor a enfrentar novas batalhas.

Fonte: empresasvalesjc

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